Publicado el: 15/6/2015
Autor/es: Guadalupe Galo. Directora de Capacitación, Program Alimentos. Alianza de Food Product Integrity (FPI) para Centro América
Para establecer la ruta a seguir en el proceso de mejora de las instalaciones, es importante conocer el punto real en que nos encontramos; al decir real, nos referimos a que debemos ser críticos; la tolerancia o benevolencia no aplica. Si hay algo que no esté bien, el Inspector o el Auditor deben encontrarlo. La instalación espera de usted “ojos” nuevos para aprovechar hasta las preguntas más inocentes.
Usted, como responsable de la Inspección, tendrá el conocimiento necesario para saber si la operación se realiza conforme al procedimiento, pero le ofrecemos algunos puntos que pueden ayudar a facilitar la tarea:
– La primera y segunda inspección podría ser anunciada. Si usted avisa la fecha y hora en que realizará la inspección, los empleados se prepararán e intentarán tener todo en orden y usted habrá conseguido el primer avance. Tenga en cuenta que a nadie le gusta ser sorprendido, eso genera rechazo a la inspección y que, al prepararse, se está mejorando. A partir de la tercera inspección informe que será no anunciada.
– Llegue a la instalación con actitud proactiva. Su objetivo es lograr cooperación. Establezca la ruta que va a seguir en la inspección e insista que el objetivo es encontrar oportunidades que ayuden a elevar el nivel de cumplimiento.
– Si no le informan, usted pregunte sobre las regulaciones que debe cumplir para ingresar a la instalación y cumpla con todo. Si no hay regulaciones y son necesarias, tome nota porque esto formará parte de los hallazgos.
– Usted puede guiarse con una lista de chequeo pero sin que limite su capacidad de observar otros aspectos no incluidos en la lista.
– Destaque lo bueno. Si la instalación hizo mejoras, si la limpieza es impecable, exprese su satisfacción; hará sentir bien a quienes han trabajado en esas mejoras y sabrán que usted no solo llega a ver lo malo. En su informe, también haga referencia a las mejoras. Si incluye fotografías, también coloque las que muestran los avances.
– Sea firme, capacítese sobre el giro de la instalación y manténgase actualizado pero al mismo tiempo, equilibre con humildad; pregunte, primero entienda el proceso. Recuerde que encontrar fallas es fácil, resolver las fallas requiere de mayor esfuerzo y muchas veces no es el empleado el responsable sino la Dirección de la instalación, la clasificación de hallazgos incluirá al área responsable de los cambios.
– Trate de conocer lo más posible sobre los procesos, riesgos y amenazas; es diferente la avicultura, ganadería, piscicultura, agricultura, ingenios, beneficios u otras Plantas procesadoras. No está obligado a conocer en detalle los procesos pero sí la estructura, conceptos y lenguaje de cada instalación. Aun así, pregunte, vuelva a preguntar y siga preguntando.
– Preguntas abiertas le ayudarán a entender los procesos y dará oportunidad a los empleados de demostrar su conocimiento; al mismo tiempo, usted conocerá más sobre cada instalación. Tome breves anotaciones que le ayuden a recordar lo encontrado.
– Si tiene dudas o desea ratificar, usted puede pasar de inspección a auditoría o de auditoría a inspección. Tenga presente que la inspección está referida a lo que realmente ocurre en el piso de la instalación y la auditoría a los registros documentarios.
Cierre la visita agradeciendo el apoyo recibido e informando a grandes rasgos lo esencial. Es buen momento para asegurarse que los empleados entendieron el objetivo de la visita y que todo les quede lo más claro posible. Ofrezca oportunidad para que pregunten y cierre con un genuino apretón de manos porque al final, tanto usted como los empleados harán sinergia para mejorar la instalación.
– Al escribir el reporte, vuelva a agradecer el apoyo recibido. Destaque primero todo lo positivo que observó y recurra a sus notas. Al concluir el reporte, léalo y asegúrese que por severa que sea la observación, la redacción sea proactiva. También asegúrese que lo vertido en el reporte sea congruente con lo que expresó a los empleados, evite sorpresas desagradables y enfóquese en los procedimientos no en las personas. Recuerde que muchas de las fallas se deben a falta de educación de los empleados y que es la dirección de la instalación la responsable de proveer capacitación y entrenamiento hasta robustecer la educación.
Estamos seguros que después de un ejercicio positivo, los empleados estarán estimulados para apoyar y usted habrá obtenido grandes satisfacciones.
Publicado en ENGORMIX: https://www.engormix.com/balanceados/articulos/tecnicas-inspeccion-instalaciones-alimentos-t32278.htm